第２回：議事録の作成 1 議事録とは何か？ 2 議事録の基本的なフォーマット 3 作成方法 4 課題2：「会議の議事録を作る」 5 模範解答と解説 TOPへ 模範解答と解説 【課題2】会議の内容をピラミッド構造を作って作成して下さい。 【模範解答】 2004年6月21日 営業会議議事録 文責 川本 日時：６月２０日 １６：００〜１７：３０ 出席者：池谷部長、野田課長、佐藤課長代理、石川、川本 議事内容：得意先B社のコスト削減要請と競合Y社について 1.B社のコスト削減要請と競合台頭への対応について ・顧客は、長い目で得をすることよりも、目先の支出額を気にする（佐藤課長代理） ・競合Y社の15%の提案に対し、現状10%から12%へ値引く（池谷部長） ・競合の値引き幅には及ばないが、別のサービスで差別化をはかる（池谷部長） 2. B社および全顧客囲い込みの案として効果が期待できる 、ポイントサービスを今後検討していく ・購入金額の一定割合をポイントとして付加し、製品と交換する（石川） ・顧客にとってはポイントを貯めるインセンティブが働き、リピーターになる可能性が高い（石川） ・ただし、ポイントの還元率については、利益を圧迫しないか詳しく精査する必要がある（野田課長） ３．各担当はポイントサービスについて次の内容を調査し、２３日午後に検討会議を開催する ・ポイント率の試算 担当：佐藤課長代理 ・他社のポイントサービスの成功事例調査 担当　石川 ・ポイントの管理方法の検討 担当：川本 以上 【解説】 今回は会議の中での発言内容について、ロジカルシンキングの大原則及びルールに従ってピラミッド構造を作っていきましょう。 特に今回のポイントは、発言内容を同じ意味のまとまりでグループに分けていくことが重要です（ルール４：情報のグルーピング）。 佐藤課長代理 「客は長い目で得することよりも、目先の支出額を気にしますよ。」 野田課長 「同感です。しかもY社の15%割引とわが社の10%割引では、顧客にとっての目先の支出を考えると・・・それにB社はかなりのヘビーユーザーだけに、5%の割引率の差は多きよな。いずれにしても今の10%以上は値引きしないことには・・」 池谷部長 「うーん、わが社としても多少の値引きは可能だが、Y社と同じあるいはそれ以上の割引となると、採算が取れないことになるだろうし・・・いいとこ12%が限界かな。明らかに、割引だけでY社に対抗できる可能性が低いな。目先の支出額を気にするというが、機能とデザインを前面にアピールしないかつそれ以上に何か魅力的なサービスを考えてみてはどうだろう。どんな手段があるだろうか？」 石川 「限界の12％まで値引きして、それ以外にポイントサービスというのを導入してみてはどうですか？購入金額の一定割合をポイントとして発行して、一定額が貯まると我々の商品と交換できるサービスです。これならば、割引率だけを考えずB社もポイントを貯めるために継続的に発注してくれるのではないでしょうか。もちろん、B社だけでなく全顧客を対象にできるわが社の新しいサービスになると思われます。」 野田課長 「ただ、ポイントの還元率を高く設定しすぎると、売上が増えてもポイント分で我々の利益を圧迫してしまわないだろうか？」 石川 「そこは購入金額の何％をポイントにするか、よく見極める必要がありますね」 池谷部長 「このポイントサービスについて、もう少し検討していくこととしよう。だいたい何％ぐらいが妥当かということと、ポイントの管理方法について調べよう。他にも、本当にポイント割引サービスでリピート率が上がるのか、成功事例を知りたいな」 石川 「成功事例は、いくつか資料を持っているので、私がまとめます」 池谷部長 「頼んだぞ。何％にすべきかという試算は、佐藤がやってくれ。管理方法は川本が担当だ。明後日の午後にそれらを持ち寄って、もう一度、議論することとしよう。では、今日は以上で終わりにしよう。そうそう川本は議事録を作成しておいてくれ」 上のように会話の情報を似た意味同士でグルーピングしたら、今度はそれらからメッセージを抽出して、そしてピラミッド構造を作ります（ルール３：メッセージの抽出） メッセージを抽出したら、これらを回答例のような議事録の形に整理して完成です。 さて、今回の「議事録の作成」はどうでしたか？ 実際の会議だと、話が脱線してしまったり、会話が偏ってしまうことが往々にしてありますが、大事なのは会議を通して“何が重要な決定事項であるか”をきちっと議事録に記録することです。 そのためには、会話の本質的内容をうまく捉え 【1】情報のグルーピングを行い、さらにそこから【2】メッセージを抽出して、ピラミッド構造にしていくことが重要です。 この点を意識して、日々の会議の議事録やメモに活かしてみてください。